Lieferschein Vorlage Excel kostenlos erstellen

Öffnen Sie zunächst die Datei in Microsoft Excel oder einem kompatiblen Tabellenprogramm und speichern Sie eine eigene Arbeitskopie. So bleibt die ursprüngliche Vorlage unverändert und steht Ihnen für weitere Lieferungen wieder zur Verfügung.

Tragen Sie anschließend Ihre Unternehmensdaten im Absenderbereich ein. Dazu gehören beispielsweise Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Im rechten Bereich ergänzen Sie die Lieferscheinnummer, das Datum, die Bestellnummer, die Kundennummer und die Versandart. Das Datum wird bereits im deutschen Format angezeigt.

Danach erfassen Sie die gelieferten Artikel mit den jeweils vorgesehenen Angaben. Prüfen Sie besonders Artikelnummern, Bezeichnungen und Mengen sorgfältig. Ein Lieferschein sollte die tatsächliche Lieferung eindeutig dokumentieren und nicht mit einer Rechnung verwechselt werden. Wenn alle Daten stimmen, kontrollieren Sie die Druckansicht, speichern das Dokument als PDF oder drucken es aus und legen die Datei nach Ihrem internen Ablagesystem ab.

Unser Tipp aus der Praxis: Verwenden Sie fortlaufende Lieferscheinnummern und stimmen Sie deren Aufbau mit Ihrem bestehenden Nummernsystem ab. So finden Sie einzelne Lieferungen später leichter wieder und vermeiden doppelte Belegnummern.

Ein Lieferschein begleitet Waren auf ihrem Weg vom Unternehmen zum Kunden und schafft eine gemeinsame Grundlage für die Kontrolle der Lieferung. In vielen kleinen und mittleren Betrieben wird dafür keine komplexe Warenwirtschaft benötigt. Häufig reicht eine gut vorbereitete Excel-Datei aus, wenn die Abläufe überschaubar sind und die Daten zuverlässig gepflegt werden. Genau hier setzt unsere Lieferschein Vorlage Excel an.

Wir haben das Layout so aufgebaut, dass die wichtigsten Informationen nicht lange gesucht werden müssen. Die Absenderdaten stehen im Kopfbereich, während die Angaben zur Lieferung auf der rechten Seite klar voneinander getrennt sind. Dadurch sehen Empfänger sofort, von welchem Unternehmen die Sendung stammt und welcher Auftrag betroffen ist. Die farblich hervorgehobenen Felder zeigen, wo individuelle Informationen eingetragen werden.

Das spart nicht nur Zeit bei der Erstellung. Ein einheitliches Erscheinungsbild wirkt auch gegenüber Kunden, Lieferdiensten und Geschäftspartnern professionell. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass eine Lieferscheinnummer oder eine Bestellnummer vergessen wird. Gerade bei Rückfragen zu Teillieferungen, Reklamationen oder fehlenden Paketen sind solche Angaben entscheidend.

Excel bietet außerdem einen praktischen Vorteil: Die Vorlage lässt sich ohne Spezialsoftware an die eigene Organisation anpassen. Sie können Ihr Logo ergänzen, Farben ändern oder zusätzliche interne Hinweise aufnehmen. Wichtig ist dabei, die Lesbarkeit zu bewahren und die Vorlage nicht mit unnötigen Informationen zu überladen.

Für den Versand gefährlicher Güter gehört dann auch das ADR-Beförderungspapier zu den Unterlagen, damit die vorgeschriebenen Angaben vollständig und lesbar vorliegen.

Beim Ausfüllen eines Lieferscheins kommt es vor allem auf Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit an. Der Beleg sollte erkennen lassen, wer die Ware versendet, an wen sie geliefert wird und welche Artikel beziehungsweise Mengen Bestandteil der Lieferung sind. Unsere Vorlage bietet dafür einen klaren Ausgangspunkt. Ergänzen Sie die Empfängeradresse vollständig und prüfen Sie, ob die Kundennummer und Bestellnummer mit Ihrem Auftragssystem übereinstimmen.

Besonders wichtig ist eine fortlaufende oder zumindest eindeutig strukturierte Lieferscheinnummer. Sie erleichtert die interne Suche und unterstützt die Zuordnung zu Bestellung, Versanddienstleister und Rechnung. Das Lieferdatum sollte dem tatsächlichen Versand- oder Übergabezeitpunkt entsprechen. Wir verwenden in der Vorlage bewusst das in Deutschland übliche Format TT.MM.JJJJ, damit Missverständnisse zwischen Tag und Monat vermieden werden.

Ein Lieferschein ist grundsätzlich kein Ersatz für eine Rechnung. Er dokumentiert in erster Linie die Warenbewegung und die übergebenen Positionen. Preise und Umsatzsteuer müssen deshalb nicht automatisch Bestandteil des Lieferscheins sein, sofern Ihr betriebliches Verfahren nichts anderes vorsieht. Stimmen Sie die Gestaltung bei besonderen Anforderungen mit Ihrer Steuerberatung ab.

Bei sensiblen Waren können zusätzlich Seriennummern, Chargen, Gewichte oder Hinweise zur Prüfung sinnvoll sein. Solche Felder sollten nur ergänzt werden, wenn sie im konkreten Prozess benötigt werden. Eine übersichtliche Vorlage ist im Alltag meist zuverlässiger als ein überfülltes Formular.

Bei empfindlichen Waren reicht die reine Übergabe oft nicht aus, weshalb eine Bestandsliste für Gefriergut die zusätzlichen Angaben zu Seriennummern, Chargen und Prüfhinweisen sauber festhält.

Unsere Lieferschein Vorlage Excel ist für viele unterschiedliche Lieferprozesse geeignet. Ein kleiner Onlinehandel kann damit Pakete und Bestellungen begleiten, während eine Werkstatt Ersatzteile oder fertige Arbeiten dokumentiert. Auch Handwerksbetriebe profitieren davon, wenn Material direkt zur Baustelle oder zum Kunden gebracht wird. Für Großhändler, regionale Lieferanten und kleinere Speditionen kann die Vorlage als schlanker Begleitbeleg eingesetzt werden.

Typisch ist beispielsweise die Situation, dass ein Kunde mehrere Artikel bestellt, die Ware aber von einem Mitarbeiter oder einem Versanddienstleister ausgeliefert wird. Der Lieferschein enthält dann die Bestell- und Kundennummer sowie die Versandart. Bei der Übergabe kann der Empfänger die Lieferung mit dem Dokument vergleichen. Werden Positionen später nachgeliefert, lässt sich dafür ein eigener Lieferschein mit neuer Nummer erstellen.

Auch für interne Warenbewegungen ist eine solche Struktur hilfreich. Wird Material zwischen Lager, Filiale und Werkstatt transportiert, dokumentiert der Beleg, was wann und auf welchem Weg bewegt wurde. Dabei sollte klar vermerkt werden, ob es sich um eine Kundenlieferung, eine Umlagerung oder eine interne Ausgabe handelt.

Bei regelmäßigem Versand empfehlen wir, eine Kopie der Vorlage als Original zu behalten und für jeden Auftrag eine separate Datei anzulegen. Eine einheitliche Dateibenennung, etwa mit Lieferscheinnummer und Kundennamen, erleichtert die spätere Ablage. Achten Sie außerdem darauf, nur die Daten zu speichern, die für Ihre Geschäftsprozesse erforderlich sind, und personenbezogene Informationen gemäß DSGVO angemessen zu schützen.

Bei der Entwicklung unserer Vorlage haben wir besonders darauf geachtet, dass sie nicht nur auf dem Bildschirm ordentlich aussieht, sondern auch beim Ausdruck funktioniert. Prüfen Sie deshalb vor der ersten echten Nutzung die Seitenansicht und die Druckbereiche. Ein Lieferschein sollte nicht durch unpassende Seitenumbrüche auseinandergerissen werden. Auch die Schriftgröße muss so gewählt sein, dass Artikelbezeichnungen, Mengen und Adressen gut lesbar bleiben.

Wir empfehlen, feste Stammdaten wie Firmenname, Adresse und Kontaktdaten nur in einer geprüften Basisdatei zu ändern. Erstellen Sie danach eine Arbeitskopie für den täglichen Einsatz. So verhindern Sie, dass versehentlich die Originalstruktur überschrieben wird. Bei häufigen Lieferungen lohnt es sich außerdem, ein einfaches Nummernschema zu definieren, beispielsweise eine Kombination aus Kürzel, Jahr und fortlaufender Nummer.

Kontrollieren Sie vor dem Versand immer vier Punkte: Empfängeradresse, Lieferscheinnummer, gelieferte Mengen und Bestellnummer. Diese kurze Prüfung dauert nur wenige Sekunden, verhindert aber viele Rückfragen. Wenn der Lieferschein zusammen mit einer Rechnung versendet wird, sollten beide Dokumente dieselben Kunden- und Auftragsdaten enthalten.

Für die Archivierung kann eine PDF-Datei sinnvoll sein, weil sich das Layout dadurch nicht mehr unbeabsichtigt verändert. Die bearbeitbare Excel-Datei sollte nur für berechtigte Personen zugänglich sein. Legen Sie außerdem fest, wie lange geschäftliche Unterlagen in Ihrem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Steuerliche und rechtliche Anforderungen können je nach Dokumentart und Geschäftsprozess unterschiedlich sein; bei Unsicherheit ist eine fachliche Prüfung durch Steuerberatung oder Rechtsberatung sinnvoll.