Reisekostenabrechnung mit Excel einfach und sauber erstellen

Beginnen Sie im Blatt Stammdaten. Tragen Sie dort zunächst Unternehmensname, Anschrift, Kontaktdaten, reisende Person, Personalnummer, Reiseanlass, Kostenstelle und Abrechnungsdaten ein. Das Reiseland, die Währung und der Status können über vorbereitete Auswahllisten ausgewählt werden. Prüfen Sie außerdem die hinterlegten Pauschalen nach Reiseland und passen Sie diese nur an, wenn dies zu Ihrer internen oder steuerlichen Vorgabe passt.

Wechseln Sie anschließend in das Blatt Reisekosten. Im ersten Bereich erfassen Sie pro Position Belegnummer, Belegdatum, Kostenart, Beschreibung, Anbieter, Reiseland, Währung, Bruttobetrag und Umsatzsteuerbetrag. Bei Fremdwährungen tragen Sie den passenden Wechselkurs ein. Der Nettobetrag, der Eurobetrag und der erstattungsfähige Betrag werden berechnet. Ergänzen Sie Privatanteile sowie Angaben zu Zahlungsmittel, Beleg vorhanden und Beleg geprüft.

Für Verpflegungsmehraufwendungen nutzen Sie den mittleren Bereich, für Dienstfahrten den Kilometerbereich. Kontrollieren Sie danach im Blatt Zusammenfassung die Gesamterstattung, Vorschüsse, bereits erstattete Beträge und den Prüfstatus. Wie in Abbildung 4 zu sehen ist, erkennen Sie dort auch, ob eine Auszahlung an Mitarbeitende oder eine Rückzahlung erforderlich ist. Speichern Sie die Datei geschützt und reichen Sie sie nach der internen Prüfung bei der zuständigen Stelle ein.

Eine Reisekostenabrechnung muss mehr leisten, als einzelne Beträge zu addieren. In deutschen Unternehmen zählen nachvollziehbare Belege, korrekte Reisezeiten, eine klare Zuordnung zum geschäftlichen Anlass und eine prüfbare Dokumentation. Unsere Reisekostenabrechnung Vorlage Excel wurde deshalb so aufgebaut, dass die wichtigsten Informationen nicht verstreut, sondern an einer Stelle zusammenlaufen. Das Blatt Stammdaten bildet den organisatorischen Rahmen. Dort lassen sich unter anderem Unternehmensdaten, Angaben zur reisenden Person, Personalnummer, Kostenstelle, Reiseanlass, Abrechnungsnummer und Status verwalten.

Im Blatt Reisekosten wird jede Position einzeln dokumentiert. Die vorbereitete Belegtabelle reicht von Position 1 bis 100 und enthält Felder für Belegnummer, Datum, Kostenart, Anbieter, Reiseland, Währung, Brutto- und Umsatzsteuerbetrag. Zusätzlich werden Nettobetrag, Betrag in Euro und der erstattungsfähige Anteil berechnet. Die Bereiche für Verpflegung und Kilometer sind ebenfalls vorbereitet und bieten jeweils 100 Zeilen. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Geschäftsreise mehrere Tage, Fahrten oder Belege umfasst.

Wichtig ist: Die Vorlage unterstützt die organisatorische Erfassung, ersetzt aber keine steuerliche Einzelfallprüfung. Ob Kosten lohnsteuerlich oder umsatzsteuerlich korrekt behandelt werden, hängt vom jeweiligen Sachverhalt ab. Wir empfehlen, interne Reiserichtlinien und die aktuelle steuerliche Bewertung durch die zuständige Buchhaltung oder Beratung einzubeziehen.

In der täglichen Arbeit sehen wir immer wieder dieselben Fehler: Ein Beleg wird ohne eindeutige Nummer eingetragen, ein privater Anteil bleibt unberücksichtigt oder eine Fremdwährung wird einfach mit dem Wert 1 behandelt. Unsere Vorlage macht diese Prüfpunkte sichtbar. Jede Kostenposition im Blatt Reisekosten sollte eine eigene Belegnummer erhalten. Zusätzlich können Sie festhalten, ob der Beleg vorhanden und bereits geprüft ist. Fehlende oder noch nicht geprüfte Nachweise lassen sich dadurch vor der Freigabe gezielt kontrollieren.

Bei Beträgen in Fremdwährung tragen Sie den Bruttobetrag, den Umsatzsteuerbetrag und den Wechselkurs ein. Der Nettobetrag wird aus dem Bruttobetrag abzüglich Umsatzsteuer berechnet. Anschließend ermittelt die Vorlage den Betrag in Euro. Der Privatanteil wird als Eurobetrag erfasst und vom umgerechneten Betrag abgezogen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Teil tatsächlich erstattungsfähig ist.

Wir empfehlen, den verwendeten Wechselkurs zusammen mit den Reiseunterlagen zu dokumentieren und die gewählte Methode mit der internen Finanzbuchhaltung abzustimmen. Ebenso sollte bei gemischten Rechnungen geprüft werden, ob einzelne Positionen geschäftlich oder privat veranlasst sind. Eine kurze Bemerkung im Feld Bemerkung hilft später, Rückfragen zu vermeiden. Besonders bei Bewirtung, Hotelkosten und Mietwagen lohnt sich eine präzise Beschreibung des geschäftlichen Zusammenhangs.

Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Bereichen, bei denen kleine Eingabefehler schnell zu falschen Ergebnissen führen. Deshalb enthält das Blatt Reisekosten einen eigenen Bereich für Verpflegung. Dort erfassen Sie Datum, Reiseland, Beginn und Ende der Abwesenheit, die Art des Reisetags sowie Angaben zu gestellten Mahlzeiten. Die Auswahl unterscheidet zwischen An- und Abreisetag, vollem Abwesenheitstag und keinem abrechenbaren Tag. Frühstück, Mittagessen und Abendessen können jeweils mit Ja oder Nein gekennzeichnet werden.

Die Pauschalen nach Reiseland werden im Blatt Stammdaten geführt. Dort sind Spalten für An- und Abreisetag, voller Tag sowie die Mahlzeiten vorgesehen. Die vorhandenen Werte sollten Sie vor der ersten Abrechnung mit den für Ihr Unternehmen geltenden Vorgaben abgleichen. Gerade bei Auslandsreisen ist es wichtig, das maßgebliche Reiseland und die Aufenthaltszeiten sorgfältig zu prüfen. Bei mehreren Ländern innerhalb einer Reise kann die Zuordnung nicht pauschal erfolgen.

Für Fahrten steht ein separater Kilometerbereich zur Verfügung. Sie wählen die Fahrzeugart, tragen Datum, Start, Ziel und Zweck ein und ergänzen die gefahrenen Kilometer sowie gegebenenfalls weitere Beträge. Als Fahrzeugarten sind unter anderem privater Pkw, Dienstwagen, Motorrad und Fahrrad vorgesehen. Die Zusammenfassung übernimmt die erstattungsfähigen Fahrtkosten automatisch. Kilometer sollten immer mit dem tatsächlichen Reiseverlauf und dem geschäftlichen Anlass übereinstimmen.

Das Blatt Zusammenfassung ist der wichtigste Kontrollpunkt vor der Einreichung. Es übernimmt zentrale Angaben aus den Stammdaten und stellt die Kosten in mehreren Bereichen dar: sonstige erstattungsfähige Reisekosten, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. Zusätzlich wird die Brutto-Gesamterstattung ausgewiesen. Vorschüsse und bereits erstattete Beträge werden berücksichtigt, sodass am Ende entweder ein Auszahlungsbetrag, ein Rückzahlungsbetrag oder kein offener Betrag angezeigt wird.

Für die Prüfung stehen außerdem Auswertungen nach Bereich und Kostenart zur Verfügung. Zwei Diagramme visualisieren die entsprechenden Beträge. Das ersetzt keine Belegprüfung, erleichtert aber die Plausibilitätskontrolle. Wenn beispielsweise ungewöhnlich hohe Hotel- oder Fahrtkosten auffallen, können Sie im Blatt Reisekosten gezielt nach den entsprechenden Positionen suchen. Prüfen Sie vor der Weitergabe insbesondere die Belegnummern, Datumsangaben, Privatanteile, Vorschüsse und den Status.

Reisekostenabrechnungen enthalten personenbezogene Daten und teilweise sensible Informationen zu Aufenthaltsorten, Kontaktdaten und Zahlungswegen. Nach unserer Erfahrung sollten Dateien nur im erforderlichen Umfang befüllt, nicht ungeschützt per E-Mail versendet und nach den internen Lösch- und Aufbewahrungsvorgaben verarbeitet werden. Die DSGVO verlangt einen angemessenen Umgang mit personenbezogenen Daten; konkrete Aufbewahrungsfristen können sich zusätzlich aus steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten ergeben. Stimmen Sie den Speicherort und die Zugriffsrechte daher mit Ihrer zuständigen Stelle ab.