Daten sortieren und filtern in Excel: so behalten Sie den Überblick

Sobald eine Tabelle mehr als ein paar Zeilen hat, brauchen Sie Ordnung. Mit Sortieren bringen Sie Ihre Daten in eine sinnvolle Reihenfolge, mit Filtern blenden Sie alles aus, was Sie gerade nicht brauchen. Beides geht in Excel schnell, wenn man die Schritte kennt.

Daten sortieren

Klicken Sie in eine Zelle der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Über Daten und die Schaltflächen A bis Z oder Z bis A ordnen Sie aufsteigend oder absteigend. Für mehrere Kriterien nutzen Sie Sortieren und fügen Ebenen hinzu.

So sortieren Sie zum Beispiel zuerst nach Region und innerhalb jeder Region nach Umsatz absteigend.

Filter setzen

1. Filter aktivieren: Klicken Sie in die Tabelle und wählen unter Daten den Punkt Filter. In jeder Überschrift erscheint ein kleiner Pfeil.
2. Filter auswählen: Klicken Sie auf den Pfeil und setzen Sie Häkchen, etwa nur bei der Region Nord.
3. Zahlenfilter nutzen: Über Zahlenfilter zeigen Sie nur Werte über einem Betrag an, zum Beispiel über 1.000 €.
4. Filter zurücksetzen: Mit Filter löschen sehen Sie wieder alle Zeilen.

Wie viele Zeilen sind sichtbar?

Wenn Sie gefilterte Daten zählen oder summieren möchten, hilft die Funktion TEILERGEBNIS (Englisch SUBTOTAL). Sie berücksichtigt nur die sichtbaren Zeilen:

=SUBTOTAL(9,C2:C100)

Die 9 steht für Summe. Anders als bei der normalen Summe ändert sich das Ergebnis automatisch, sobald Sie den Filter wechseln.

Tipp: Tabelle formatieren

Wandeln Sie Ihren Bereich mit Strg + T in eine formatierte Tabelle um. Dann sind Filter und Sortierung sofort eingebaut. Üben können Sie mit unserer Kundenliste-Vorlage.

Praxisbeispiel: Offene Posten auswerten

Stellen Sie sich eine Liste offener Rechnungen vor. Sie möchten nur die überfälligen Posten der Region Nord sehen, sortiert nach Betrag. Aktivieren Sie zuerst den Filter, wählen in der Spalte Region nur „Nord“ und setzen in der Spalte Fälligkeit einen Datumsfilter auf „vor heute“. Anschließend sortieren Sie die verbleibenden Zeilen nach Betrag absteigend. In wenigen Klicks haben Sie genau die Liste, die Sie für das Mahnwesen brauchen.

Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge

Excel sortiert standardmäßig alphabetisch oder numerisch. Manchmal brauchen Sie aber eine eigene Reihenfolge, etwa „klein“, „mittel“, „groß“ statt der alphabetischen Sortierung. Über Daten, Sortieren und die Option Benutzerdefinierte Liste legen Sie eine eigene Reihenfolge fest. So erscheinen Ihre Kategorien in der logischen statt der alphabetischen Abfolge.

Erweiterte Filter nutzen

Für komplexere Auswertungen gibt es den Spezialfilter unter Daten und Erweitert. Damit filtern Sie nach mehreren Kriterien gleichzeitig und können das Ergebnis sogar an eine andere Stelle kopieren, ohne die Originaldaten zu verändern. Außerdem entfernt der Spezialfilter auf Wunsch Dubletten direkt. Für den Alltag reicht meist der einfache Filter, doch wenn die Bedingungen verschachtelt werden, ist der Spezialfilter ein mächtiges Werkzeug.