Kalkulation Friseur: Excel Vorlage für Preise & Kosten

Starte im Tabellenblatt Kalkulation. Abbildung 1 zeigt die zentrale Übersicht mit Stammdaten, deinem gewünschten Unternehmerlohn, produktiven Stunden pro Monat und den automatisch berechneten Stundensätzen. Trage realistische Öffnungstage und produktive Zeiten ein – inklusive Rüst- und Pufferzeiten. Unser Tipp: lieber ehrlich und etwas konservativer ansetzen, als dir schönzurechnen, was später nicht klappt.

Wechsle danach zur Preisliste. In Abbildung 2 siehst du alle Dienstleistungen wie Damenhaarschnitt, Herrenhaarschnitt, Farbe, Balayage, Kinderhaarschnitt, Styling. Hinterleg für jede Leistung die typische Dauer in Minuten und die Materialkosten pro Termin. Die Vorlage rechnet daraus den Preisvorschlag inkl. 19 % Umsatzsteuer – transparent und sofort nachvollziehbar.

Im Blatt Kostenübersicht (Abbildung 3) erfassen wir die Fixkosten deines Salons: Miete, Energie, Versicherungen, Leasing, Software, Reinigung, Beiträge zur Innung und – ganz wichtig – Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten. Auch variable Kosten wie Handschuhe, Farbtuben, Pflegeprodukte und Kartenterminal-Gebühren finden hier ihren Platz. Diese Basis fließt automatisch in die Kalkulation.

Jetzt zur Auswertung. Abbildung 4 zeigt dir Kennzahlen wie Deckungsbeitrag je Leistung, Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Break-even-Stunden sowie die Wirkung kleiner Preis- und Zeitänderungen. So erkennst du schnell, welche Services tragen – und wo du nachschärfen solltest.

Und falls du einmal nicht weiterweißt: In der Anleitung (Abbildung 5) findest du kurze, verständliche Erklärungen, Hinweise zum deutschen Datumsformat TT.MM.JJJJ, zur korrekten Darstellung in Euro mit Komma sowie Best Practices rund um Preisanpassungen und Kommunikation im Salon.

Preise im Friseurbetrieb sind dann stabil, wenn sie drei Dinge sauber berücksichtigen: Zeit, Material und einen realistischen Stundensatz. In unserer kalkulation friseur excel vorlage führen wir dich genau durch diese Logik. Der Stundensatz entsteht aus deinen monatlichen Gesamtkosten plus gewünschtem Unternehmerlohn und Zielgewinn, verteilt auf produktive Stunden. Produktiv heißt: Zeit, in der tatsächlich Leistungen erbracht werden – Wartezeiten, Leerlauf, Reinigung und Schulungstage ziehen wir ehrlich ab. Die Materialkosten erfassen wir je Service: Farbe, Entwickler, Pflege, Einweghandschuhe, Folien, Handtuchwäsche. Für jeden Posten kannst du Menge und Einkaufspreis hinterlegen. Daraus ergibt sich der direkte Wareneinsatz.

Das Herzstück ist der Preisvorschlag: Dienstleistungsdauer in Minuten mal Stundensatz plus Materialkosten plus 19 % Umsatzsteuer. Klingt simpel, ist es auch – solange die Basis stimmt. Deshalb bieten wir im Blatt Auswertung Sensitivitäten: Was passiert, wenn sich die Auslastung um fünf Prozentpunkte ändert, wenn ein Farbtubenpreis steigt oder eine Leistung fünf Minuten länger dauert. Du siehst die Auswirkungen sofort. Das verhindert Bauchentscheidungen und ersetzt sie durch klare, nachvollziehbare Kalkulation. So erklärst du deinen Preisen nicht nur dir selbst, sondern auch deinem Team – und bei Bedarf deinen Kundinnen und Kunden.

Viele Salons unterschätzen die wahren Kostentreiber. Miete und Energie sind sichtbar, aber Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankheitszeiten, Fortbildungen und Berufsgenossenschaft fallen oft unter den Tisch. In der Kostenübersicht erfassen wir diese Posten strukturiert. Dazu kommen wiederkehrende Gebühren wie Kartenterminal, Buchhaltungssoftware, Telefon, Reinigung und Leasing. Bei variablen Kosten hilft eine Wareneinsatzliste: typische Materialien je Leistung, Durchschnittsverbrauch und Preise. Mit dieser Transparenz kannst du Quoten bilden, die in der Branche etabliert sind: Personalkostenquote, Wareneinsatzquote und Fixkostenquote. Diese Kennzahlen liefern dir den Rahmen, in dem sich deine Preise bewegen sollten.

Praktischer Nebeneffekt: Wenn Energiepreise schwanken oder Lieferanten neue Konditionen anbieten, änderst du nur einzelne Werte – die kalkulation friseur excel vorlage aktualisiert Stundensatz, Preisvorschläge und Deckungsbeiträge automatisch. Dadurch triffst du Entscheidungen faktenbasiert, etwa ob ein Produktwechsel sinnvoll ist oder ob du die Dienstleistungsdauer anpasst. Beachte: Die Vorlage unterstützt dich, ersetzt aber keine Steuerberatung. Für Bewertungen nach deutschem Steuerrecht (z. B. Abgrenzungen, GoBD-Aufbewahrung von Belegen) sprich bitte mit deinem Steuerbüro. Unsere Excel dient der Steuerung – nicht der Buchführung.

Ob klassischer Damensalon, Barbershop, Color-Spezialist oder mobiler Friseur – die Logik bleibt dieselbe. Im Blatt Preisliste kannst du Services gruppieren und mit typischer Dauer versehen: Herrenmaschine 15 Minuten, klassischer Haarschnitt 30 Minuten, Farbe Ansatz 45 Minuten plus Einwirkzeit, Balayage 120 Minuten etc. Ein Tipp aus unserer Arbeit: Setze Rüst- und Beratungszeiten bewusst auf die Leistung, nicht auf die Mitarbeiterpause. So verschwinden sie nicht unbemerkt aus der Kalkulation. Für mobile Friseure lässt sich zusätzlich Fahrzeit als unproduktive Zeit hinterlegen – die Auslastung berücksichtigt das automatisch.

Für Teams mit mehreren Mitarbeitern empfehlen wir, in der Kostenübersicht Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteilen zu gliedern und in der Kalkulation die produktiven Stunden realistisch nach Urlaubsplanung und Feiertagen zu planen. Du wirst staunen, wie stark zehn Minuten Differenz pro Leistung oder eine fünfprozentige Auslastungsänderung den Deckungsbeitrag verschieben. Genau das zeigt dir die Auswertung – anschaulich und nachvollziehbar. Und wenn du deine Preisliste als Aushang brauchst: Exportiere das Blatt als PDF, prüfe die Bruttopreise inklusive 19 % Umsatzsteuer und sorge für eine klare Kommunikation am Empfang.

Unsere Erfahrung: Eine gute Kalkulation ist nur der Anfang. Entscheidend ist, sie lebendig zu halten. Plane quartalsweise Mini-Checks – Materialpreise ändern sich, Energie schwankt, Teamgrößen variieren. In der Auswertung siehst du auf einen Blick, ob eine Preisanpassung nötig ist oder ob Optimierungen bei Dauer und Abläufen reichen. Kommuniziere Preisanpassungen offen und positiv: Verbesserte Qualität, mehr Beratungszeit, hochwertigere Produkte. Nutze Beispiele, die Kundinnen und Kunden verstehen. Ein transparenter Aushang und geschulte Mitarbeitende am Empfang sind Gold wert.

Zum Datenschutz: Unsere Vorlage arbeitet offline und benötigt keine personenbezogenen Kundendaten. Damit ist sie DSGVO-freundlich einsetzbar. Wenn du dennoch Namen oder Notizen erfasst, halte dich an das Prinzip der Datensparsamkeit, sichere die Datei mit Kennwortschutz und lege Rollenrechte in deinem Team fest. Technisch nutzen wir deutsches Datumsformat TT.MM.JJJJ und Euro mit Komma – das verhindert Missverständnisse bei Exporten und Ausdruck. Noch ein Tipp: Halte deine Annahmen in der Anleitung fest. So weißt du auch in sechs Monaten, warum eine Leistung 45 statt 40 Minuten braucht. Das gibt dir Sicherheit – und deinem Team klare Leitplanken.