SVERWEIS einfach erklärt: VLOOKUP Schritt für Schritt

Sie haben eine lange Preisliste und möchten zu einer Artikelnummer automatisch den passenden Preis finden? Genau dafür ist der SVERWEIS gemacht. Englisch heißt diese Funktion VLOOKUP, und sie ist eine der nützlichsten überhaupt. In dieser Anleitung zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie der SVERWEIS funktioniert, ohne Fachjargon und mit Beispielen, die Sie sofort nachbauen können.

Was macht der SVERWEIS?

Der SVERWEIS sucht einen Wert in der ersten Spalte eines Bereichs und gibt einen Wert aus derselben Zeile zurück. Stellen Sie sich eine Artikeltabelle vor: In Spalte A steht die Artikelnummer, in Spalte B der Preis. Sie geben eine Nummer ein und Excel liefert den passenden Preis.

Die Schritte im Detail

1. Funktion starten: Klicken Sie in die Zielzelle und tippen Sie =VLOOKUP(.
2. Suchkriterium: Wählen Sie die Zelle mit dem gesuchten Wert, etwa die Artikelnummer in E2.
3. Matrix: Markieren Sie den Bereich, der die Daten enthält, zum Beispiel A2:C10.
4. Spaltenindex: Geben Sie an, aus welcher Spalte der Wert kommen soll. Der Preis steht in der dritten Spalte, also 3.
5. Bereich_Verweis: Schreiben Sie FALSE für eine exakte Übereinstimmung. Das ist fast immer richtig.

Die fertige Formel sieht so aus:

=VLOOKUP(E2,A2:C10,3,FALSE)

Damit die Matrix beim Kopieren nicht verrutscht, fixieren Sie sie mit Dollarzeichen: =VLOOKUP(E2,$A$2:$C$10,3,FALSE).

Fehler abfangen mit IFERROR

Wenn die gesuchte Nummer nicht existiert, gibt Excel die Meldung #NV zurück. Das wirkt unschön. Umschließen Sie den SVERWEIS deshalb mit der englischen Funktion IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(E2,$A$2:$C$10,3,FALSE),"nicht gefunden")

Tipp für große Tabellen

Bei sehr großen Datenmengen lohnt sich die modernere XVERWEIS-Funktion (Englisch XLOOKUP), weil sie flexibler ist. Für die meisten Einsteiger reicht der SVERWEIS aber völlig aus. Eine fertige Vorlage zum Üben finden Sie in unserer Preisliste-Vorlage und unserer Kundenliste-Vorlage.

Ein vollständiges Praxisbeispiel

Damit der SVERWEIS wirklich klar wird, gehen wir ein Beispiel von Anfang bis Ende durch. Stellen Sie sich vor, Sie führen eine kleine Rechnungsstellung. In einem Tabellenblatt steht Ihre Artikelliste, in einem zweiten erfassen Sie die Bestellungen. Sobald Sie eine Artikelnummer eingeben, sollen Bezeichnung und Preis automatisch erscheinen.

Legen Sie zunächst die Artikelliste in den Spalten A bis C an. In die Bestellzeile schreiben Sie in E2 die Artikelnummer. In F2 holen Sie die Bezeichnung mit =VLOOKUP(E2,$A$2:$C$10,2,FALSE) und in G2 den Preis mit =VLOOKUP(E2,$A$2:$C$10,3,FALSE). Ziehen Sie beide Formeln nach unten, und schon füllt sich jede Bestellzeile von selbst.

Warum die exakte Übereinstimmung wichtig ist

Der vierte Parameter entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Mit FALSE sucht Excel die genaue Übereinstimmung. Findet es die Nummer nicht, gibt es ehrlich #NV zurück. Mit TRUE dagegen sucht Excel die nächstkleinere Übereinstimmung und setzt voraus, dass die erste Spalte aufsteigend sortiert ist. Das ist nur in Spezialfällen sinnvoll, etwa bei Preisstaffeln oder Notenschlüsseln. Für die tägliche Arbeit mit Artikelnummern, Kundennummern oder Namen ist FALSE die richtige Wahl.

Ein weiterer Tipp aus der Praxis: Wenn Ihre Suchwerte als Text vorliegen, etwa Postleitzahlen mit führender Null, muss auch die Suchspalte als Text formatiert sein. Sonst vergleicht Excel Text mit Zahl und findet nichts. Sie erkennen Textwerte daran, dass sie linksbündig in der Zelle stehen.