Pivot-Tabellen für Einsteiger: Daten in Minuten auswerten

Pivot-Tabellen wirken auf viele Einsteiger einschüchternd, dabei sind sie eines der mächtigsten und gleichzeitig einfachsten Werkzeuge in Excel. In wenigen Klicks fassen Sie hunderte Zeilen zu einer übersichtlichen Auswertung zusammen, ganz ohne Formeln. In dieser Anleitung bauen wir gemeinsam eine erste Pivot-Tabelle.

Wofür sind Pivot-Tabellen gut?

Stellen Sie sich eine Umsatzliste mit hunderten Verkäufen vor. Sie möchten wissen: Wie viel Umsatz hat jede Region gemacht? Statt mühsam zu filtern und zu addieren, erledigt das eine Pivot-Tabelle in Sekunden.

Schritt für Schritt zur ersten Pivot-Tabelle

1. Daten markieren: Klicken Sie in eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle. Excel erkennt den Bereich automatisch.
2. Pivot-Tabelle einfügen: Wählen Sie im Menüband Einfügen und dann PivotTable. Bestätigen Sie mit OK.
3. Felder ziehen: Rechts erscheint die Feldliste. Ziehen Sie Region in den Bereich Zeilen und Umsatz netto in den Bereich Werte.
4. Ergebnis prüfen: Excel zeigt nun den Gesamtumsatz pro Region. Fertig.
5. Verfeinern: Ziehen Sie zusätzlich Produkt in die Spalten, um eine Kreuztabelle zu erhalten.

Das Ergebnis lesen

Nach dem Aufbau zeigt Ihre Pivot-Tabelle eine kompakte Übersicht:

Möchten Sie statt der Summe lieber den Durchschnitt sehen, klicken Sie im Wertebereich auf das Feld und wählen Wertfeldeinstellungen. Dort stellen Sie von Summe auf Mittelwert um.

Tipp: Pivot-Tabelle aktuell halten

Wenn Sie regelmäßig neue Zeilen hinzufügen, wandeln Sie Ihren Bereich vorher in eine formatierte Tabelle um (Tastenkombination Strg + T). Dann wächst die Datenquelle automatisch mit. Eine passende Grundlage liefert unsere KPI-Dashboard-Vorlage.

Filter und Zeitachsen ergänzen

Eine Pivot-Tabelle wird erst richtig stark, wenn Sie sie interaktiv machen. Ziehen Sie ein Feld wie Produkt in den Bereich Filter, dann können Sie mit einem Klick zwischen Software und Hardware umschalten. Noch komfortabler sind Datenschnitte: Über PivotTable-Analyse und Datenschnitt einfügen erhalten Sie anklickbare Schaltflächen, die die Auswertung sofort anpassen. Für Datumsfelder gibt es zusätzlich die Zeitachse, mit der Sie bequem nach Monaten oder Quartalen filtern.

Werte als Prozent anzeigen

Oft ist nicht die absolute Summe interessant, sondern der Anteil. Klicken Sie im Wertebereich auf das Feld, wählen Wertfeldeinstellungen und dann den Reiter Werte anzeigen als. Mit der Option Prozentsatz des Gesamtergebnisses sehen Sie auf einen Blick, welche Region wie viel zum Umsatz beiträgt.

Berechnete Felder für eigene Kennzahlen

Manchmal brauchen Sie eine Kennzahl, die in den Rohdaten gar nicht steht, etwa den Bruttoumsatz mit 19 % MwSt. Über PivotTable-Analyse, Felder, Elemente und Gruppen und Berechnetes Feld legen Sie eine eigene Formel an, zum Beispiel den Nettoumsatz multipliziert mit 1,19. So entsteht direkt in der Pivot-Tabelle eine neue Spalte, ohne dass Sie die Ausgangsdaten verändern. Das hält Ihre Auswertung sauber und nachvollziehbar.