Warum erscheint kein Gesamtbetrag?

Mindestens eine begonnene Position ist unvollständig oder ungültig, oder es wurde noch keine Position erfasst. Prüfe Spalte H und doppelte Positionsnummern.

Ist die Datei automatisch eine E-Rechnung?

Nein. Die Vorlage berechnet und gestaltet eine Rechnung, erzeugt aber kein strukturiertes E-Rechnungsformat.

Buchhaltung

Vorlage Rechnung Kleinunternehmer in Excel – rechtssicher und schnell

Kleinunternehmer-Rechnung in Excel mit neun Positionen, korrekter Preissumme und Steuerhinweis. Anleitung zu Pflichtangaben, Leerzeilen und Druck.

Anleitung von Hannah Vogt Excel-Vorlage von Jonas Keller

Ratgeber aktualisiert: 15 Oktober 2026

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Neun Rechnungspositionen mit korrektem Gesamtbetrag — Vorschau der am 15. Oktober 2026 geprüften Excel-Datei

Diese Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in Excel berechnet neun Leistungspositionen aus Menge und Einzelpreis und enthält einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Du bearbeitest die Rechnungsdaten und speicherst anschließend eine geprüfte Fassung für den Versand. Sämtliche Musterangaben müssen durch die eigenen Daten ersetzt werden.

Steuerbefreiung, Zahlungsbedingungen und Bankfelder — Vorschau der am 15. Oktober 2026 geprüften Excel-Datei — Abbildung 2: Tabellenblatt „Steuerbefreiung, Zahlungsbedingungen und Bankfelder"

Absender, Empfänger und steuerliche Kennung ergänzen

Trage oben den vollständigen Namen und die Anschrift deines Unternehmens ein, anschließend die entsprechenden Empfängerdaten. B6 ist für die steuerliche Kennung vorgesehen. Die Kontakt- und Bankfelder enthalten Platzhalter und keine verwendbare Musterbankverbindung.

Maßgeblich für die hier behandelten Rechnungen ist § 34a UStDV. Dazu gehören insbesondere Namen und Anschriften beider Seiten, die zulässige steuerliche Kennung des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Angaben zu Art und Umfang der Leistung sowie Gesamtentgelt und Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger ist gegebenenfalls zusätzlich Gutschrift anzugeben.

Die Vorlage entscheidet nicht, ob du die Kleinunternehmerbefreiung für den konkreten Umsatz anwenden darfst. Rechnungsnummer, Kundennummer und Leistungsdatum unterstützen die Zuordnung; die vorhandenen Musterwerte werden nicht automatisch fortgeschrieben.

Die neun Rechnungspositionen ausfüllen

Eingaben in den Zeilen 20–28
Spalte	Inhalt
B — Pos.	Eindeutige Positionsnummer.
C — Beschreibung	Verständliche Angabe der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung.
D und E	Positive Menge und passende Einheit, etwa Stunden oder Stück.
F — Einzelpreis	Numerischer Preis je Einheit; ein tatsächlicher Nullpreis ist möglich.
G — Gesamt	Menge × Einzelpreis, je Position auf zwei Dezimalstellen gerundet.

Fünf Stunden zu 80 € ergeben 400 €. Zusammen mit drei Stunden zu 95 € und einer Pauschale von 150 € beträgt die Beispielrechnung 835 €. Die Einheit ist ein Textfeld und wird nicht mit der Menge multipliziert.

Gib nur Zahlen in Menge und Einzelpreis ein. Die Einheit steht in E. Für 2,5 Stunden zu 10,01 € berechnet die Vorlage einen gerundeten Positionsbetrag von 25,03 €.

Leere Zeilen von unvollständigen Positionen unterscheiden

Eine vollständig leere Position wird ignoriert. Sobald eine Zeile begonnen wurde, benötigt sie Nummer, Beschreibung, positive Menge, Einheit und einen nichtnegativen Preis. Doppelte Positionsnummern werden zur Prüfung markiert.

Bei einer unvollständigen oder ungültigen Position bleibt der Gesamtbetrag leer. Das verhindert, dass eine begonnene Leistung unbemerkt in einer scheinbar fertigen Rechnung fehlt. Prüfe die Spalte H rechts neben dem Druckbereich, statt die Summenformel zu überschreiben.

Die Positionskontrolle prüft Rechenangaben. Sie erkennt keine unvollständige Anschrift, keine falsche steuerliche Kennung und keine fehlerhafte Einordnung des Umsatzes. Ein ausgefüllter Gesamtbetrag bedeutet daher noch keine versandfertige Rechnung.

Steuerhinweis und Zahlungsangaben prüfen

Der Mustertext weist auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG hin. Eine Umsatzsteuer wird weder berechnet noch separat ausgewiesen. Wenn für den konkreten Umsatz eine andere Behandlung erforderlich ist, muss die Rechnung entsprechend anders aufgebaut werden.

Ergänze die vereinbarte Zahlungsfrist oder ein konkretes Fälligkeitsdatum, den Kontoinhaber und deine tatsächliche Bankverbindung. Die Datei berechnet kein Zahlungsziel aus dem Rechnungsdatum und verfolgt keinen Zahlungseingang.

Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind echte Excel-Datumsfelder. Beide müssen für die jeweilige Rechnung geprüft und geändert werden; der Download aktualisiert sie nicht täglich.

Druckvorschau und endgültige Fassung kontrollieren

Alle Musterwerte, Kontaktdaten und Bankfelder ersetzen.
Leistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und Positionskontrolle prüfen.
Steuerliche Behandlung und erforderliche Angaben für den konkreten Fall prüfen.
Druckvorschau A1:G53 öffnen und die fertige Fassung separat speichern.

Die Kontrollspalte H liegt außerhalb des Druckbereichs. Bei längeren Beschreibungen prüfe die Zeilenhöhe, damit der vollständige Text sichtbar bleibt. Mehr als neun Positionen erfordern angepasste Formeln, Kontrollbereiche und Druckeinstellungen.

Eine XLSX-Datei oder ein einfacher PDF-Export erzeugt kein strukturiertes E-Rechnungsformat wie XRechnung. Auch fortlaufende Nummern, Archivierung und Versand werden nicht automatisch organisiert. Bewahre die tatsächlich versandte Fassung zusammen mit den zugehörigen Unterlagen auf.